Если вы работаете над документом вместе с кем-то, такие задачи, как редактирование, просмотр и внесение изменений, могут быть немного сложными. Вот где инструменты совместной работы Microsoft Word оказываются полезными. Эти инструменты разработаны для того, чтобы облегчить отслеживание изменений, внесенных в документ, а также их одобрение или отклонение.
Все, что вам нужно, чтобы начать использовать эти инструменты для совместной работы, — это одна из новых версий Microsoft Word, желательно Microsoft 365, подключение к Интернету и учетная запись Microsoft. На вашем ПК также должен быть включен OneDrive.
Шаг 1: Сохраните документ в OneDrive.
- Запустите Microsoft Word из меню «Пуск» или откройте онлайн-версию в веб-браузере.
- Создайте новый документ или откройте тот, которым вы хотите поделиться с кем-то еще.
- Перейдите в меню «Файл», затем нажмите «Сохранить» и выберите OneDrive.
- Нажмите на папку OneDrive, в которой вы хотите сохранить документ. Дайте документу имя и сохраните его. В качестве альтернативы вы можете загрузить его в OneDrive после сохранения на ПК.
Примечание: если вы используете версию Word для Microsoft 365, ваш документ будет автоматически сохранен в OneDrive.
Шаг 2: Пригласите соавторов
После сохранения или загрузки документа Word в OneDrive вы сможете получить к нему доступ оттуда.
- Откройте документ Word в OneDrive, дважды щелкнув по нему.
- После открытия документа нажмите кнопку «Поделиться» справа. Теперь вы можете выбрать человека, с которым хотите поделиться файлом, нажав на опцию «Поделиться» и введя имя человека или адрес электронной почты.
- Кроме того, вы можете воспользоваться функцией «Копировать ссылку» и поделиться скопированной ссылкой с тем человеком, с которым вы хотите работать над документом.
- При использовании опции «Поделиться» вы можете выбрать, насколько соавторы будут контролировать документ. Щелкните значок шестеренки в правом верхнем углу диалогового окна, которое появляется при нажатии опции «Поделиться».
- Теперь вы можете контролировать, как делиться документом с соавторами. Вы можете разрешить любому человеку получать доступ к документу без входа в систему, разрешить людям, у которых уже есть доступ, сотрудничать или выбрать определенных людей в качестве соавторов.
- В разделе «Дополнительные настройки» вы можете выбрать, смогут ли люди, с которыми вы делитесь документом, редактировать его или только просматривать. Для эффективного сотрудничества установите значение «Может редактировать», прежде чем нажимать кнопку «Применить».
- Если у вас есть премиум-подписка на Microsoft 365, вы также можете установить дату окончания срока действия и пароль для защиты общего документа.
- После того, как вы закончите изменять эти настройки в соответствии со своими предпочтениями, введите имя или адрес электронной почты человека, которого вы хотите пригласить в качестве соавтора документа. Затем введите сообщение для него в предоставленном поле, прежде чем нажать кнопку «Отправить».
Что нужно знать
- После настройки документа Word для совместной работы все участники могут работать над документом одновременно. Каждый сможет видеть изменения, внесенные другими, в режиме реального времени, а цветные курсоры позволят легко идентифицировать разных участников.
- Соавторы могут добавлять комментарии в документ Word, выделяя раздел текста, переходя на вкладку «Обзор» и выбирая «Новый комментарий» из контекстного меню правой кнопки мыши. Затем другие могут отвечать на комментарии, создавая цепочку обсуждений.
- Панель обзора также будет доступна в документах Word, над которыми совместно работают несколько участников, и будет отображать все внесенные в них комментарии и изменения.
- Вы также можете перейти на вкладку «Обзор» и включить опцию «Отслеживать изменения», что позволит легко увидеть все изменения, удаления и вставки. В документе также появятся цветные флажки с именами соавторов, что позволит вам увидеть, над чем работает каждый из них.
