Отправка электронного письма по ошибке — распространенная проблема: возможно, вы забыли вложение, включили неверную информацию или отправили его не тому получателю. К счастью, Outlook предоставляет встроенную функцию отмены отправки электронного письма, что позволяет вам отозвать или заменить сообщение до того, как получатель его прочитает. Ниже приведены подробные инструкции по отзыву электронных писем с помощью Outlook в Windows 11.
Отзыв отправленного письма в новом Outlook для Windows 11
Шаг 1: Откройте Outlook и перейдите в папку «Отправленные», расположенную на левой панели. Найдите письмо, которое вы хотите отозвать, и дважды щелкните его, чтобы открыть в новом окне.
Шаг 2: После того, как откроется электронное письмо, посмотрите на ленту вверху и нажмите кнопку Recall Message. Если эта кнопка не видна сразу, нажмите на меню из трех точек, чтобы развернуть параметры, и выберите Recall Message оттуда.
Шаг 3: Появится диалоговое окно подтверждения. Нажмите OK, чтобы продолжить отзыв письма. Затем Outlook попытается удалить письмо из папки «Входящие» получателя.
Вскоре после начала отзыва вы получите электронное письмо с отчетом об отзыве сообщения. Щелкните ссылку внутри этого отчета, чтобы просмотреть статус отзыва, показывающий, был ли отзыв успешным, находится в ожидании или не удался.
Отзыв и замена отправленного письма в классическом Outlook
Если вам необходимо исправить или заменить письмо, отправленное по ошибке, вы можете воспользоваться функцией отзыва и замены в классическом Outlook:
Шаг 1: Перейдите в папку «Отправленные» и дважды щелкните по письму, которое вы хотите отозвать, чтобы открыть его полностью (это не сработает из области чтения).
Шаг 2: На вкладке «Сообщение» найдите раскрывающееся меню «Действия» на панели инструментов и выберите «Отозвать это сообщение».
Шаг 3: Во всплывающем окне выберите опцию Удалить непрочитанные копии и заменить новым сообщением. Затем нажмите ОК.
Шаг 4: Outlook откроет новое окно с исходным сообщением. Здесь вы можете внести необходимые исправления, добавить вложения или обновить информацию. После завершения нажмите Отправить. Outlook попытается заменить исходное сообщение этой обновленной версией.
После выполнения этих шагов вы получите отчет об отзыве, в котором будет указано, была ли замена успешной или нет.
Отменить отправку в Outlook Web App (Outlook.com)
В отличие от настольной версии, Outlook.com не имеет функции отзыва. Однако он предоставляет опцию «Отменить отправку», которая временно откладывает отправку писем, давая вам короткое окно для отмены процесса отправки:
Шаг 1: Щелкните значок шестеренки в правом верхнем углу Outlook.com и выберите Просмотреть все настройки Outlook.
Шаг 2: В меню настроек перейдите в раздел Почта > Написать и ответить.
Шаг 3: В разделе «Отменить отправку» выберите задержку (5 или 10 секунд) для отправки сообщений. Затем нажмите «Сохранить».
После включения этой функции, всякий раз, когда вы отправляете электронное письмо, в нижней части экрана на выбранный период задержки будет появляться кнопка «Отменить». Нажатие кнопки «Отменить» отменит отправку и позволит вам редактировать или удалить сообщение.
Распространенные причины, по которым отзыв Outlook может не сработать
Хотя функция отзыва полезна, она не всегда гарантирует успех. Вот несколько распространенных причин, по которым отзыв письма в Outlook может не сработать:
- Получатель уже открыл электронное письмо.
- Почтовый ящик получателя не размещен на том же сервере Microsoft Exchange или Microsoft 365.
- Получатель использует другой почтовый клиент (Gmail, Apple Mail и т. д.) или мобильное устройство, которое не поддерживает функцию отзыва.
- Письмо было перемещено из папки «Входящие» получателя в другую папку или обработано правилом обработки электронной почты.
- Сообщение защищено Azure Information Protection или зашифровано.
Чтобы максимально увеличить свои шансы на успешный отзыв электронного письма, начните процесс отзыва как можно быстрее после его отправки.
Альтернатива: отсрочка отправки писем в Outlook
Чтобы избежать необходимости отзывать письма, вы можете настроить Outlook на задержку отправки писем на несколько минут. Это даст вам время просмотреть и исправить письма до их фактической отправки:
Шаг 1: В Outlook нажмите Файл > Управление правилами и оповещениями.
Шаг 2: Нажмите Новое правило, а затем выберите Применить правило к отправляемым мной сообщениям. Нажмите Далее.
Шаг 3: При необходимости выберите любые условия или просто нажмите «Далее», чтобы применить задержку ко всем исходящим письмам.
Шаг 4: В списке действий выберите отложить доставку на несколько минут. Нажмите на подчеркнутый текст несколько раз и установите предпочтительную задержку (например, 2 минуты). Нажмите OK, затем Next.
Шаг 5: Укажите любые исключения, если необходимо, или просто нажмите Далее. Дайте название правилу, убедитесь, что оно включено, и нажмите Готово.
Теперь каждый раз, когда вы отправляете электронное письмо, оно будет оставаться в папке «Исходящие» в течение указанного периода задержки, что позволит вам просмотреть или изменить его перед фактической отправкой.
Отзыв писем в Outlook может спасти вас от потенциально неловких или проблемных ситуаций. Понимая, как работают функции отзыва и отмены отправки, и настраивая отложенную отправку, вы можете минимизировать ошибки и общаться более эффективно.
